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Nutzungsbedingungen

 

Nutzungsbedingungen Office 365,

MS Teams, Elsevier Clinical Key, schulgebundene

technische Ausstattung, schuladministrierte Ausstattung

und KGD

Für alle Arbeiten im Unterricht und in Phasen des eigenverantwortlichen Lernens erhalten Sie Zugang zu unserer Arbeitsplattform Office 365 und dem Elsevier ClinicalKey, sowie zu technischen Ausstattung der kbs. Den Zugang zu Office 365 sowie ClinicalKey stellen wir Ihnen auch außerhalb des Unterrichts zur schulischen Nutzung Verfügung. Die Nutzung setzt einen verantwortungsvollen Umgang mit den Netzwerkressourcen, der Arbeitsplattform Office 365 sowie den eigenen personenbezogenen Daten und denen von anderen in der Akademie lernenden und arbeitenden Personen voraus. Die folgende Nutzungsvereinbarung informiert und steckt den Rahmen ab für eine verantwortungsvolle Nutzung und ihre Annahme bzw. die Einwilligung sind Voraussetzung für die Erteilung eines Nutzerzugangs.

Teil 1 Nutzungsvereinbarung Office 365, Elsevier Clinical Key

 

Geltungsbereich

Die Nutzungsvereinbarung gilt für Schüler und Lehrkräfte, nachfolgend "Benutzer" genannt, welche das von der Schule bereitgestellte pädagogische Netzwerk und Office 365 sowie dem ClinicalKey Elsevier Zugang zur elektronischen Datenverarbeitung nutzen.

 

Laufzeit

Dem Benutzer werden innerhalb seiner Dienstzeit/ Schulzeit in der kbs ein Benutzerkonto samt Office 365 und ClinicalKey Elsevier-Lizenz zur Verfügung gestellt. Beim Verlassen der Schule werden die Benutzerkonten deaktiviert und gelöscht sowie die Zuweisung der Office 365 und ClinicalKey Elsevier-Lizenz aufgehoben.

 

Umfang

Zum Umfang des von der Schule für die Benutzer kostenlos bereitgestellten Paketes gehören Stand 1.1.21:

  • Zugang zu Office 365 mit einer schulischen E-Mail-Adresse
  • Online Speicherplatz auf Microsoft OneDrive, Office (z.B. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams)
  • Die Möglichkeit Office 365 auf bis zu 5 Privatgeräten zu installieren. (siehe Nutzungsbedingungen Microsoft)
  • Zugang zur ClinicalKey Elsevier-Lizenz (Nutzung auf 5 Endgeräten)

 

Datenschutz und Datensicherheit

Die Schule sorgt durch technische und organisatorische Maßnahmen für den Schutz und die Sicherheit der im pädagogischen Netz verarbeiteten personenbezogenen Daten.

 

Mit Microsoft wurde zur Nutzung von Office 365 ein Vertrag abgeschlossen, welcher gewährleistet, dass personenbezogene Daten von Benutzern nur entsprechend der Vertragsbestimmungen verarbeitet werden.

 

Microsoft verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten von Benutzern in Office 365 nicht zur Erstellung von Profilen zur Anzeige von Werbung oder Direkt Marketing zu nutzen. Ziel unserer Schule ist es, durch eine Minimierung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Office 365 auf das maximal erforderliche Maß, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung unserer Schüler und Lehrkräften bestmöglich zu schützen.

 

Dies ist nur möglich, wenn die Benutzer selbst durch verantwortungsvolles Handeln zum Schutz und zur Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten beizutragen und auch das Recht anderer Personen an der Schule auf informationelle Selbstbestimmung respektieren.

 

Personenbezogene Daten gehören grundsätzlich nicht in die Microsoft Cloud, weder die eigenen noch die von anderen! Jeder Benutzer hat dafür zu sorgen, dass Sicherheit und Schutz von personenbezogenen Daten nicht durch leichtsinniges, fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln gefährdet werden.

 

Verantwortungsvolles und sicheres Handeln bedeutet:

 

Passwörter

müssen sicher sein und dürfen nicht erratbar sein. Sie müssen aus mindestens 8 Zeichen bestehen, wobei mindestens 3 der 4 Sicherheitskriterien (Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen) erfüllt sein müssen.

 

Zugangsdaten

Der Benutzer ist verpflichtet, die Zugangsdaten zum persönlichen Office 365 Konto geheim zu halten. Sie dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden.

 

Sollten die eigenen Zugangsdaten durch ein Versehen anderen Personen bekannt geworden sein, ist der Benutzer verpflichtet, sofort Maßnahmen zum Schutz der eigenen Zugänge zu ergreifen. Falls noch möglich, sind Zugangspasswörter zu ändern. Ist dieses nicht möglich, ist ein schulischer Administrator zu informieren.

 

Sollte der Benutzer in Kenntnis fremder Zugangsdaten gelangen, so ist es untersagt, sich damit Zugang zum fremden Benutzerkonto zu verschaffen. Der Benutzer ist jedoch verpflichtet, den Eigentümer der Zugangsdaten oder einen schulischen Administrator zu informieren.

 

Personenbezogene Daten

Für die Nutzung von personenbezogene Daten wie dem eigenen Name, biographischen Daten, der eigenen Anschrift, Fotos, Video und Audio, auf welchen der Benutzer selbst abgebildet ist und ähnlich gelten die Prinzipien der Datenminimierung und Datensparsamkeit.

 

Pädagogisches Netz

Innerhalb des pädagogischen Netzes der Schule können, außerhalb von Office 365, personenbezogene Daten genutzt und gespeichert werden, solange dieses sparsam erfolgt und ausschließlich zu Zwecken des Unterrichts (z.B. Schulverwaltung).

Personenbezogene Daten gehören grundsätzlich nicht in die Microsoft Cloud, weder die eigenen noch die von anderen! Jeder Benutzer hat dafür zu sorgen, dass Sicherheit und Schutz von personenbezogenen Daten nicht durch leichtsinniges, fahrlässiges oder vorsätzliches Handeln gefährdet werden.

In Office 365 dürfen keine personenbezogenen Daten benutzt werden, eine Anonymiserung ist zwingend erforderlich. Soll mit personenbezogenen Daten gearbeitet werden (z.B. Lebenslauf), muss dieses offline im pädagogischen Netz erfolgen oder zuvor entsprechend anonymisiert werden (z.B. durch Ersetzen des Klarnamens durch einen Platzhalter, etc.).

Eine Speicherung von personenbezogenen Daten in Microsoft OneDrive ist nicht zulässig.

Bei der Nutzung von Office 365 von privaten Geräten aus, ist darauf zu achten, dass keine

falsche Synchronisation mit OneDrive stattfindet (Konten beachten).

 

E-Mail

Bestandteil des Office 365 Paketes ist auch eine schulische Email-Adresse, die gleichzeitig Teil der Zugangsdaten ist.

Die Nutzung des schulischen Email-Kontos ist nur für schulische Zwecke zulässig. Eine Nutzung für private Zwecke ist nicht erlaubt.

Wie bei den anderen Komponenten von Office 365 ist auch beim Versand von Emails die Nutzung von personenbezogenen Daten zu minimieren.

Eine Weiterleitung schulischer Emails auf eine private Email-Adresse ist nicht gestattet.

 

Kalender

Die Aufnahme von privaten (insbesondere personenbezogenen), nicht schulischen Terminen in den Kalender von Office 365 ist nicht zulässig, z.B. die Geburtstage von anderen Benutzern aus der Schule.

 

Kopplung mit privaten Konten oder anderen Diensten

Zur Wahrung des Schutzes und der Sicherheit der eigenen personenbezogenen Daten ist es nicht zulässig, das schulische Office 365 Konto mit anderen privaten Konten von Microsoft oder anderen Anbietern zu koppeln.

Eine Nutzung des schulischen Office 365 Kontos zur Authentifizierung an anderen Online- Diensten ist nicht zulässig, außer es ist ein von der Schule zugelassener Dienst.

 

Urheberrecht

Bei der Nutzung des pädagogischen Netzes der Schule und von Office 365 sind die geltenden rechtlichen Bestimmungen des Urheberrechtes zu beachten. Fremde Inhalte, deren Nutzung nicht durch freie Lizenzen wie Creative Commons, GNU oder Public Domain zulässig ist, haben ohne schriftliche Genehmigung der Urheber nichts im pädagogischen Netz oder in Office 365 zu suchen, außer ihre Nutzung erfolgt im Rahmen des Zitatrechts.

Fremde Inhalte (Texte, Fotos, Videos, Audio und andere Materialien) dürfen nur mit der schriftlichen Genehmigung des Urhebers veröffentlicht werden. Dieses gilt auch für digitalisierte Inhalte. Dazu gehören eingescannte oder abfotografierte Texte und Bilder.

Bei der unterrichtlichen Nutzung von freien Bildungsmaterialien (Open Educational Resources - OER) sind die jeweiligen Lizenzen zu beachten und entstehende neue Materialien, Lernprodukte bei einer Veröffentlichung entsprechend der ursprünglichen Creative Commons Lizenzen zu lizenzieren.

 

Bei von der Schule über das pädagogische Netz oder Office 365 zur Verfügung gestellten digitalen Inhalten von Lehrmittelverlagen ist das Urheberrecht zu beachten. Eine Nutzung ist nur innerhalb der schulischen Plattformen zulässig. Nur wenn die Nutzungsbedingungen der Lehrmittelverlage es gestatten, ist eine Veröffentlichung oder Weitergabe digitaler Inhalte von Lehrmittelverlagen zulässig. Stoßen Benutzer im pädagogischen Netz oder in Office 365 auf urheberrechtlich geschützte Materialien, sind sie verpflichtet, dieses bei einer verantwortlichen Person anzuzeigen.

 

Die Urheberrechte an Inhalten, welche Benutzer eigenständig erstellt haben, bleiben durch eine Ablage oder Bereitstellung in Office 365 unberührt.

 

 

 

Unzulässige Inhalte und Handlungen

Benutzer sind verpflichtet, bei der Nutzung des pädagogischen Netzes, dem Elsevier ClinicalKey und von Office 365 geltendes Recht einzuhalten.

Es ist verboten, pornographische, belästigende, gewaltdarstellende oder -verherrlichende, rassistische, menschenverachtende oder denunzierende Inhalte über das pädagogische Netz, Elsevier ClinicalKey und Office 365 abzurufen, zu speichern oder zu verbreiten.

Die geltenden Jugendschutzvorschriften sind zu beachten.

Die Email-Funktion von Office 365 darf nicht für die Versendung von Massen-Nachrichten

(Spam) und/oder anderen Formen unzulässiger Werbung genutzt werden.

 

Zuwiderhandlungen

Im Falle von Verstößen gegen diese Nutzungsordnung behält sich die Geschäftsführung der kbs | Die Akademie für Gesundheitsberufe GmbH das Recht vor, den Zugang zu einzelnen oder allen Bereichen innerhalb des pädagogischen Netzes, Elsevier ClinicalKey und von Office 365 zu sperren. Davon unberührt behält sich die Geschäftsführung weitere dienstrechtliche Maßnahmen oder Ordnungsmaßnahmen und/ oder ggf. straf- und/ oder zivilrechtliche Maßnahmen einzuleiten vor.

 

Nutzungsbedingungen von Microsoft für Office 365

Es gelten außerdem die Nutzungsbedingungen des Microsoft-Servicevertrags: https://www.microsoft.com/de-de/servicesagreement/

 

Nutzungsbedingungen von Elsevier Clinical Key

Es gelten außerdem die Nutzungsbedingungendes Elsevier Verlages zum ClinicalKey

https://www.elsevier.com/legal/elsevier-website-terms-and-conditions

 

Zudem gilt:

Verhaltenskodex

Inhalte, Materialien oder Handlungen, die diese Bestimmungen verletzen, sind unzulässig. Mit Ihrer Zustimmung zu diesen Bestimmungen gehen Sie die Verpflichtung ein, sich an diese Regeln zu halten:

 

  • Nehmen Sie keine unrechtmäßigen Handlungen vor.
  • Unterlassen Sie Handlungen, durch die andere Personen ausgenutzt werden, ihnen Schaden zugefügt oder angedroht wird.
  • Versenden Sie kein Spam. Bei Spam handelt es sich um unerwünschte bzw. unverlangte Massen-E-Mails, Beiträge, Kontaktanfragen, SMS (Textnachrichten) oder Sofortnachrichten.
  • Unterlassen Sie es, unangemessene Inhalte oder anderes Material (das z.B. Nacktdarstellungen, Brutalität, Pornografie, anstößige Sprache, Gewaltdarstellungen oder kriminelle Handlungen zum Inhalt hat) zu veröffentlichen oder über die Dienste zu teilen.
  • Unterlassen Sie Handlungen, die betrügerisch, falsch oder irreführend sind (z.B. unter Vorspiegelung falscher Tatsachen Geld fordern, sich als jemand anderes ausgeben, die Dienste manipulieren, um den Spielstand zu erhöhen oder Rankings, Bewertungen oder Kommentare zu beeinflussen).
  • Unterlassen Sie es, wissentlich Beschränkungen des Zugriffs auf bzw. der Verfügbarkeit der Dienste zu umgehen.
  • Unterlassen Sie Handlungen, die Ihnen, dem Dienst oder anderen Schaden zufügen (z.B. das Übertragen von Viren, das Belästigen anderer, das Posten terroristischer Inhalte, Hassreden oder Aufrufe zur Gewalt gegen andere).
  • Verletzen Sie keine Rechte anderer (z.B. durch die nicht autorisierte Freigabe von urheberrechtlich geschützter Musik oder von anderem urheberrechtlich geschütztem Material, den Weiterverkauf oder sonstigen Vertrieb von Bing-Karten oder Fotos).
  • Unterlassen Sie Handlungen, die die Privatsphäre von anderen verletzen.
  • Helfen Sie niemandem bei einem Verstoß gegen diese Regeln.

 

Inkrafttreten

Diese Nutzungsordnung ist ergänzender Bestandteil der jeweils gültigen Schulordnung und tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung (durch Aushang in der Akademie) in Kraft. Die nutzungsberechtigten Auszubildenden, im Falle der Minderjährigkeit außerdem ihre Erziehungsberechtigten, versichern durch ihre Unterschrift (siehe letzte Seite), dass sie diese Nutzungsordnung anerkennen.

 

Haftung der Akademie

  • Es wird keine Garantie dafür übernommen, dass die Systemfunktionen den speziellen Anforderungen des/der Nutzer*in entsprechen oder dass das System fehlerfrei oder ohne Unterbrechung läuft. Aufgrund der begrenzten Ressourcen können insbesondere die jederzeitige Verfügbarkeit der Dienstleistungen nicht garantiert werden.
  • Die Integrität und die Vertraulichkeit der gespeicherten Daten kann insbesondere bei der Speicherung außerhalb des pädagogischen Netzes durch die Schule nicht garantiert werden (vgl. Punkt Datenschutz und Datensicherheit).
  • Die Schule haftet vertraglich im Rahmen ihrer Aufgaben als Systembetreiber nur, soweit ihr, den gesetzlichen Vertretern, Erfüllungsgehilfen oder Dienstverpflichteten ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten zur Last fällt.
  • Im Falle leichter Fahrlässigkeit ist eine Haftung der Schule sowie ihrer jeweiligen gesetzlichen Vertreter, Erfüllungsgehilfen oder Dienstverpflichteten bei Vermögensschaden hinsichtlich mittelbarer Schäden, insbesondere Mangelfolgeschäden, unvorhersehbarer Schäden oder untypischer Schäden sowie entgangenen Gewinns ausgeschlossen.

 

Änderung der Nutzungsordnung, Wirksamkeit

Die Geschäftsführung und Schulleitung behält sich das Recht vor, diese Nutzungsordnung auch während eines Ausbildungsjahres ganz oder teilweise zu ändern. Über Änderungen werden die Benutzer durch Aushang und Mail an die schulische E- Mail-Adresse informiert. Die Änderungen gelten grundsätzlich als genehmigt, wenn die jeweiligen Benutzer das von der Akademie gestellte System Office365 nach Bekanntgabe der Änderungen weiter nutzt. Werden durch die Änderungen Datenschutzrechte oder sonstige erhebliche persönliche Rechte der Nutzer betroffen, wird erneut die schriftliche Anerkennung der geänderten Nutzungsbedingungen bei den Benutzern eingeholt.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsordnung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

 

Teil 2 Sonderregelungen zur Nutzung von MS Teams

 

Grundlage

Mit MS Teams steht den Benutzern ein leistungsfähiges Tool zur Verfügung, um Konferenzen, Absprachen und Planungen durch zu führen und Online-Unterricht zu ermöglichen.

 

Geltungsbereich

Diese Nutzungsordnung gilt für die Benutzung von Teams für Benutzer der kbs | Die Akademie für Gesundheitsberufe.

 

Nutzungsrichtlinien und Verhaltensregeln

Mit Teams sind Video- und Tonübertragungen möglich. Dies bedarf im Rahmen von Online-Konferenzen (und Online- Unterricht) einer besonders verantwortungsvollen Nutzung. Videoübertragungen (Bild und Ton) stellen aus datenschutzrechtlicher Sicht besonders sensible personenbezogene Daten dar. Daher beachten Sie bitte die folgenden Voraussetzungen für die Nutzung von Teams.

  • Die Einwilligung zur Nutzung von MS Teams im „Schul-Tenant“, die Sie und/oder ihre Erziehungsberechtigten schriftlich geben, erfolgt ausdrücklich und freiwillig.
  • Es ist zulässig, Online-Unterricht mit den Auszubildenden/Weiterbildungsteilnehmern durchzuführen.
  • Online-Konferenzen und Online-Unterricht können entweder nur mit Tonübertragung oder auch mit Nutzung der Videofunktion abgehalten werden. Mit einer Nutzung der Videoübertragung müssen Sie einverstanden sein. Diese Zustimmung erfolgt durch eindeutiges („konkludentes“) Handeln: Die Aktivierung der Kamera am jeweiligen Gerät. Bei Video-Konferenzen bzw. Video-Unterricht ist mehr Sorgfalt bei der Bestimmung des sichtbaren Umfeldes geboten. Sie sollten daher auf Ihre Umgebung achten (vor allem: es sollen keine weiteren Personen sicht- und hörbar sein) und idealerweise verwenden Sie den sogenannten Weichzeichner (der Hintergrund wird verschwommen dargestellt).
  • Aufzeichnungen (Mitschnitte) von (Video)konferenzen (unabhängig davon, ob eine Bildübertragung stattfindet) sind systemseitig deaktiviert und ausdrücklich verboten. Eine Aufzeichnung mit anderen Mitteln/Geräten ist ebenfalls verboten und wird gegebenenfalls strafrechtlich verfolgt.
  • Das Desktop-Sharing (d.h. das Übertragen des gesamten Desktop-Inhalts oder bestimmter Desktop-Fenster) ist nach Aufforderung durch die Lehrkraft erlaubt. Es ist aber stets zu prüfen, ob dies im Einzelfall erforderlich ist (wovon i.d.R. bei Online-Unterricht ausgegangen werden kann) oder ob das Teilen von Dokumenten nicht ausreichend ist.
  • Bevor der Desktop für andere freigegeben wird, ist sorgfältig zu prüfen, ob ggf. Programme bzw. Fenster mit sensiblen Inhalten geöffnet sind (z.B. Messengerdienste). Diese sind vorher zu schließen.
  • Die Icons auf dem Desktop sind darauf zu prüfen, ob Benennungen enthalten sind, die vor den anderen Teilnehmenden zu verbergen sind.
  • Sie sind verpflichtet, die gesetzlichen Regelungen des Straf- und Jugendschutzes (z.B. keine Beleidigungen oder Verbreitung von rechtsextremen Inhalten) sowie das Urhebergesetz zu beachten (z.B. Quellenangaben). Bei Unsicherheiten ist vorher die Lehrkraft zu befragen.
  • Die Sicherung der in Teams gespeicherten Daten gegen Verlust obliegt der Verantwortung der Benutzer – es wird empfohlen regelmäßige Sicherungen auf eigenen Speichermedien oder anderen sicheren Speicherorten im Schulnetz durchzuführen.
  • Die Administration und die Schulleitung sind berechtigt, im Falle von konkreten Verdachtsmomenten von missbräuchlicher oder strafrechtlich relevanter Nutzung des Dienstes die jeweiligen Inhalte (Chats, Dateien etc.) zur Kenntnis zu nehmen. Die betroffenen Nutzer werden hierüber unverzüglich informiert.
  • Im Fall von Verstoßen gegen die Nutzungsordnung kann das Konto gesperrt werden. Damit ist die Nutzung von Office365 und MS Teams nicht mehr möglich.

 

Teil 3 Nutzungsbedingungen der schulgebundenen technischen Ausstattung

 

Geltungsbereich

Die Nutzungsbedingungen gelten gleicherweise für die Nutzung aller mobilen und festinstallierten digitalen, technischen Ausstattung der kbs | Akademie für Gesundheitsberufe GmbH die den Aus- Fort und Weiterbildungsteilnehmern sowie Mitarbeitern der kbs zur Verfügung gestellt werden.

 

Zweckbestimmung der Nutzung

Die technische Ausstattung wird den Teilnehmern und den Mitarbeitern ausschließlich für schulische Zwecke zur Verfügung gestellt.

 

 

Ansprüche, Schäden und Haftung

Die technische Ausstattung ist pfleglich und mit Sorgfalt zu behandeln. Der Verlust oder die Beschädigung der Ausstattung ist dem Verleiher (kbs | Akademie für Gesundheitsberufe GmbH) über die schulische Ansprechperson [IT Abteilung und Kursleitung] unmittelbar anzuzeigen.

 

Kosten für die Beseitigung von Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig entstanden sind, werden der Nutzerin oder dem Nutzer in Rechnung gestellt.

  

Beachtung von Sicherheitsmaßnahmen

Zugriff die technische Ausstattung

  • Ausstattung darf nicht - auch nicht kurzfristig - an Dritte weitergegeben werden.
  • Im öffentlichen Raum darf die Ausstattung nicht unbeaufsichtigt sein.

Grundkonfiguration zur Gerätesicherheit

  • Im Übergabezustand sind die mobilen Endgeräte mit technischen Maßnahmen zur Absicherung gegen Fremdzugriffe und Schadsoftware vorkonfiguriert
  • Die durch die Systemadministration getroffenen Sicherheitsvorkehrungen dürfen nicht verändert oder umgangen werden.
  • Software und Applikationen dürfen nicht eigenmächtig heruntergeladen werde.

 

Teil 4 Nutzungsbedingungen schuladministrierte technischen Ausstattung

 

Zur Geräteadministration wird ein MDM (Mobile Device Management) genutzt: JAMF School cloud:      

Das mobiles Endgerät wird zentral mit Hilfe einer Software über eine Mobilgeräteverwaltung administriert. Mit Hilfe der Mobilgeräteverwaltung verwaltet die Akadmie die mobilen Endgeräte. Die Akademie behält sich vor, über die Mobilgeräteverwaltung mobile Endgeräte wie folgt zu administrieren

  • Entsperrcode zurücksetzen
  • Gerät sperren (Entsperrcode aktivieren, z.B. bei Verlust oder Diebstahl)
  • Gerät auf Werkseinstellungen zurücksetzen/Neuinstallationen
  • Übertragung von Dateien/Lehr-Lernmaterialien auf die Geräte zu Unterrichtszwecken

 

Die Nutzungsbestimmungen von Jamf finden Anwendung:

https://www.jamf.com/de/terms-of-use/

 

Ergänzend zu JAMF wir mit dem Apple School classroom und Apple Schoolmanager gearbeitet.

Teil 5 Datenschutzrechtliche Informationen nach §15 KDG

 

Zur Nutzung unseres pädagogischen Netzes, der Administration der mobilen Endgeräte und von Office 365 an der kbs | Akademie für Gesundheitsberufe GmbH ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich. Darüber möchten wir Sie/ Euch im Folgenden informieren.

 

Datenverarbeitende Stelle

Kontaktdaten

Kbs Akademie für Gesundheitsberufe

Kamilianerstraße 42

41069 Mönchengladbach

 

Datenschutzbeauftragter

Cordula Gallois

 

Kategorien betroffener Personen

Mitarbeiter kbs, Teilnehmende Aus- Fort und Weiterbildung, Honorardozenten

 

Kategorien von personenbezogenen Daten

Office 365

Anmeldeinformationen, Rechte und Rollen, Zuteilung zu Gruppen, Geräte- und Nutzungsdaten, Nutzungsdaten von Inhalten, Interaktionen, Suchvorgänge und Befehle,
Text-, Eingabe- und Freihanddaten, Positionsdaten, Inhalte, Lizenzinformationen (Anzahl Installationen, bei Nutzung von Office 365)

 

Kategorien von Empfängern

Intern:

  • Schulische Administratoren (alle technischen und Daten und Kommunikationsdaten, soweit für administrative Zwecke erforderlich)
  • Geschäftsführung (Zugangsdaten, alle technischen und Daten und Kommunikationsdaten im begründeten Verdachtsfall einer Straftat oder bei offensichtlichem Verstoß gegen die Nutzungsvereinbarung),

Extern:

  • Microsoft (zur Bereitstellung der Dienste von Office 365, auf Weisung der Schulleitung, OST von 04/2019; https://www.microsoft.com/de-de/licensing/product- licensing/products.aspx)
  • Dienstleister, Administratoren (alle technischen und öffentlichen Daten, soweit für administrative Zwecke erforderlich, auf Weisung der Schulleitung)
  • Ermittlungsbehörden (alle Daten betroffener Benutzer, Daten im persönlichen Nutzerverzeichnis nur im Verdachtsfall einer Straftat)
  • Betroffene (Auskunftsrecht nach §17 KDG)

 

Löschfristen Office 365

Mit dem Ende der Akademiezugehörigkeit erlischt das Anrecht auf die Nutzung von Office 365. Entsprechend wird die Zuweisung von Office 365 Lizenzen zu Benutzern mit Ende der Akademiezugehörigkeit, in der Regel zum Ausbildungs/Weiterbildungsende oder mit Ende des Dienstverhältnisses, aufgehoben. Damit verliert der Benutzer den Zugriff auf Onlinedienste und -daten. Das bedeutet Folgendes:

  • Alle Daten im Zusammenhang mit dem Konto dieses Benutzers werden von Microsoft 180 Tage aufbewahrt.
  • Nach Ablauf der 180-tägigen Frist werden die Daten von Microsoft gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Benutzer müssen ihre Daten vorher eigenständig sichern.

 

Recht auf Widerruf

Die erteilte Einwilligung kann für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Dabei kann der Widerruf auch nur auf einen Teil der der Datenarten bezogen sein. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Im Falle des Widerrufs sämtlicher Verarbeitung personenbezogener Daten in Office 365 werden die entsprechenden Zugangsdaten aus dem System gelöscht und der Zugang gesperrt.

Weitere Betroffenenrechte

Gegenüber der Schule besteht ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, des Katholischen Datenschutzzentrums – Körperschaft des öffentlichen Rechts in Dortmund zu.

 

Wichtiger Hinweis - Freiwilligkeit

Wir möchten darauf hinweisen, dass die Nutzung von Office 365 und Elsevier ClinicalKey auf freiwilliger Basis erfolgt. Eine Anerkennung der Nutzervereinbarungen und eine Einwilligung in die Verarbeitung der zur Nutzung von Office 365 erforderlichen personenbezogenen Daten ist freiwillig.

Die Nutzung von Office 365 setzt immer die Anerkennung der Nutzervereinbarung für Office 365 und die Einwilligung in die diesbezügliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Betroffenen voraus. Gleiches gilt für Elsevier ClinicalKey.

 

Achtung - diese Seiten verbleiben beim Benutzer, damit Sie jederzeit nachsehen können, wie die Nutzungsvereinbarungen lauten, in welche Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingewilligt wurde und wie man als Betroffener seine Rechte gegenüber der Akademie als verantwortliche Stelle geltend machen kann.

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement#mainenterprisedeveloperproductsmodule

https://www.elsevier.com/legal/privacy-policy